Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal

SPIRITS ESPRESSO S.R.L. este operator de date cu caracter personal, cu sediul social în Municipiul Ploiești, șoseaua Ploiești-Târgoviște, km 76, biroul 6, număr cadastral 106040, etaj 2, jud. Prahova, România, Cod Unic de Înregistrare 43316202, număr de ordine la Registrul Comerțului București J29/2146/2020, EUID ROONRCJ29/2146/2020, număr de telefon 0720.727.864, adresă de e-mail gdpr@frinks.ro. În cuprinsul acestui document, SPIRITS ESPRESSO S.R.L. va fi denumită ”FRINKS” sau ”Operatorul”.

În conformitate cu Legislaţia GDPR în vigoare, FRINKS are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele cu caracter personal care îi sunt furnizate. FRINKS prelucrează datele cu caracter personal în condiții de legitimitate, implementând măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității și confidențialității datelor conform prevederilor Legislației GDPR.

Pentru orice întrebări, sesizări sau comunicări legate de datele cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact precizate mai sus.

În principiu, orice informație care identifică sau poate identifica, direct sau indirect, o persoană fizică este o dată cu caracter personal. FRINKS prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal:

a) informaţii de identificare: nume, prenume;

b) date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail;

c) alte informații necesare furnizării produselor FRINKS/ derulării relației contractuale/ de afaceri: vârsta (peste 18 ani), cont de utilizator și parolă (criptată), funcție, entitatea juridică reprezentată, adresă de livrare, adresă de facturare, produse comandate, istoricul contului, date financiare, modalitate de plată utilizată, reduceri/ coduri promoționale, data creării și dezactivării contului, sursa conectării (ex. site sau Facebook), IBAN, sume plătite, card bancar (date trunchiate), referința bancară de plată, date privind destinatarul produselor FRINKS;

d) date din comunicări, sesizări, cereri efectuate în scris sau verbal de către dumneavoastră sau terți, prin intermediul site-ului de internet al FRINKS, conturilor FRINKS de rețele sociale, al telefonului, e-mail-ului: de exemplu, nume și prenume, adresă, e-mail, telefon, funcție, alte date și documente furnizate în cadrul comunicărilor/ sesizărilor/ cererilor/ discuțiilor;

e) informații colectate prin intermediul cookie-urilor și tehnologiilor similare (ex. pixeli) care nu identifică în mod direct persoanele vizate: de exemplu, tipul și numărul unic de identificare al dispozitivului (IP), sistemul de operare utilizat, limba preferată de dispozitiv, zona geografică, data și durata accesării/ vizualizării paginii, tipul de browser folosit și setările acestuia, paginile vizualizate etc., detalii cu privire la acestea, modul de funcționare și inactivare găsiți în Politica de cookie-uri.

FRINKS își rezervă dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor birourilor relevante din structura sa organizațională, strict în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

În contextul acestei Politici, termenul persoane vizate se referă la: a) vizitatorii site-ului de internet https:/www.frinks.ro (inclusiv abonații la newsletter), ai conturilor de rețele sociale ale căror utilizator este FRINKS (ex. Facebook, Instagram), b) clienții/ reprezentanții clienților FRINKS, c) persoanele ale căror date sunt furnizate FRINKS de alte persoane. Persoanele vizate pot furniza datele cu caracter personal atât în nume propriu, cât și în calitate de reprezentanți ai unor entități juridice.

FRINKS colectează date cu caracter personal fie direct de la persoana vizată, fie indirect de la terți. De exemplu, colectăm datele cu caracter personal direct de la dumneavoastră atunci când: ne contactați pe e-mail sau telefonic, ne furnizați datele pentru crearea contului de client, prin intermediul unei cărți de vizită sau al unei rețele de socializare (ex. Facebook, Instagram etc.). Colectăm indirect datele dumneavoastră cu caracter personal prin intermediul altor persoane vizate, al entităților juridice pentru care acționați în calitate de reprezentant/ persoană de contact/ împuternicit, al operatorilor privați sau publici, inclusiv al autorităților statului și al instanțelor de judecată, precum și din surse/ documente publice, după caz.

În cazul în care FRINKS primește datele cu caracter personal ale unei persoane vizate de la o altă persoană vizată sau de la un terț, aceasta/ acesta are obligația de a informa respectivele persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Precizăm faptul că pagina de internet FRINKS conține link-uri către rețele de socializare, însă nu folosim plug-in-uri către acestea. Astfel, sunt încorporate în site-ul FRINKS link-uri HTML care facilitează distribuţia pe platformele reţelelor sociale. Încorporarea link-ului împiedică o conexiune directă cu diferite servere ale reţelelor sociale atunci când deschideţi o pagină a site-ului FRINKS. Când daţi clic pe butonul aferent unei rețele sociale, se va deschide o fereastră de navigare care vă direcţionează către site-ul respectivului furnizor de servicii, pe care (după logare) poate fi folosit de exemplu butonul “Like” sau “Share”.

În cazul în care alegeți să comunicați cu noi prin intermediul rețelor de socializate, precizăm faptul că operatorii de date care administrează aceste platforme prelucrează la rândul lor datele dumneavoastră cu caracter personal și conținutul mesajelor transmise prin aceste mijloace, conform politicilor proprii de prelucrare date cu caracter personal/ de confidențialitate, pe care vă invităm să le parcurgeți cu atenție.

Pentru a putea beneficia de produsele FRINKS sau pentru a avea acces la anumite funcţionalităţi ale site-ului FRINKS, este necesar să furnizați anumite date cu caracter personal pentru a putea furniza produsul sau pentru a oferi acces la funcţionalitatea respectivă. Vă informăm că, dacă decideţi să nu ne furnizaţi informațiile obligatorii, este posibil ca solicitarea dumneavoastră să nu poată fi finalizată și să nu puteţi beneficia de anumite produse FRINKS sau funcţionalităţi ale paginii de internet.

În cazul comunicărilor comerciale/ activităților de marketing, vom prelucra datele cu caracter personal numai în cazul în care v-ați exprimat un consimțământ expres în acest scop. De asemenea, în cazul în care FRINKS dorește să prelucreze datele cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza articolului 6 alineatul 1) litera a) din GDPR, respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.

Fiecare temei legal în baza căruia prelucrăm datele cu caracter personal este stabilit în acord cu scopul pentru care sunt prelucrate aceste date. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării datelor cu caracter personal sunt următoarele:

.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe o perioadă limitată de timp, astfel cum este necesar desfășurării activității FRINKS raportată scopului prelucrării și prevederilor legale aplicabile. De exemplu, în scopul îndeplinirii obligațiilor din materia arhivării, vom prelucra datele cu caracter personal pentru o perioadă de maximum 10 (zece) ani de la încheierea exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite documentele financiar-contabile justificative care conțin respectivele date cu caracter personal.

Dacă prelucrarea este efectuată în scop de comunicări comerciale/ activități de marketing, datele cu caracter personal sunt stocate pe durata valabilității consimțământului de marketing, la care se adaugă o perioadă de 3 (trei) ani – termenul general de prescripție – de la retragerea acestuia. În situația în care vă retrageți consimțământul, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în acest scop din momentul retragerii consimțământului. Ulterior, după ce termenele de păstrare expiră, vom proceda la ştergerea datelor cu caracter personal .

Datele cu caracter personal sunt destinate utilizării de către FRINKS, în calitate de operator de date, şi sunt comunicate următoarelor categorii de destinatari, dacă este cazul:

a) instituții/ autorități centrale și locale în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale FRINKS (ex. ANAF, ANSPDCP, executori judecătorești, registre publice, poliție, parchet etc.);

b) instanțe de judecată în vederea formulării de acțiuni, apărări și reprezentării în instanță;

c) colaboratori/ furnizori de servicii utilizați de către FRINKS în activitatea sa inclusiv, dar fără a se limita la domenii precum: IT, găzduire server, mentenanță și administrare site, servicii juridice, marketing/ PR, transmiterea de newslettere/ comunicări comerciale, servicii de plăți online cu cardul etc.

Dezvăluirea datelor către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior, care au luat măsuri adecvate de protecţie, conform prevederilor legale, pentru a asigura că aceştia îşi respectă obligaţiile privind protecţia datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal pot fi transferate (ex. accesate, consultate etc.) și către alte entități în vederea inițierii și încheierii altor contracte/ relații de afaceri.

FRINKS poate transfera date cu caracter personal către țări din afara Uniunii Europene sau Spațiului Economic European (așa-numitele țări terțe) recunoscute de Comisia Europeană cu un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal sau, dacă nu, numai dacă un nivel de protecție a datelor cu caracter personal adecvată de cea a Uniunii Europene, este garantată în mod contractual de beneficiarii situați în țara terță (de exemplu prin semnarea clauzelor contractuale standard prevăzute de Comisia Europeană). În prezent, FRINKS transferă date cu caracter personal (ex. adresa de e-mail) către MailChimp (The Rocket Science Group LLC), furnizor de servicii de transmitere de e-mail-uri, cu sediul în Statele Unite ale Americii. Informații suplimentare pot fi solicitate în scris la adresa de e-mail gdpr@frinks.ro.

Conform prevederilor legale aplicabile (articolele 12-22 din GDPR), persoana vizată are următoarele drepturi:

a) dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține confirmarea faptului că datele cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către FRINKS, iar în caz afirmativ, de a obține accesul la acestea, precum și anumite informații, inclusiv prin furnizarea unei copii a datelor cu caracter personal prelucrate;

b) dreptul la rectificare, respectiv dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea celor incomplete;

c) dreptul la ştergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”), care poate fi exercitat în situațiile reglementate expres de lege (de exemplu, în cazul retragerii consimțământului sau în cazul în care se constată că prelucrarea datelor cu caracter personal nu a fost legală);

d) dreptul la restricţionarea prelucrării, care poate fi exercitat în situațiile reglementate expres de GDPR (de exemplu, în cazul în care se contesta exactitatea datelor cu caracter personal pe perioada necesară pentru clarificarea situației sau în cazul în care prelucrarea este ilegală, și nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea prelucrării acestora);

e) dreptul la portabilitatea datelor, în temeiul căruia persoana vizată poate primi datele sale cu caracter personal pe care FRINKS le prelucrează prin mijloace automate, în executarea unui contract sau în baza consimțământului persoanei vizate, într-un format structurat, care poate fi citit automat, sau poate solicita că datele cu caracter personal să fie transmise altui operator de date;

f) dreptul la opoziţie, în temeiul căruia persoana vizată se poate opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim al FRINKS (inclusiv creării de profiluri) sau realizate în exercițiul unui interes public sau al unei autorizări cu care este investit Operatorul;

g) dreptul de a solicita și a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii luate în privința dumneavoastră, care produce efecte juridice și care se bazează exclusiv pe prelucrarea automată; precizăm că, în prezent, FRINKS nu prelucrează date în baza unui proces decizional individual automatizat;

h) dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal bazate pe acest temei legal, în orice moment, însă fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;

i) dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau unei instanţe competente; în cazul în care considerați că drepturile de care beneficiați în calitate de persoană vizată au fost încălcate, vă puteți adresa oricând, cu o plângere sau o sesizare în acest sens, Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, România, www.dataprotection.ro. De asemenea, puteți introduce o acţiune în justiţie, pe rolul instanţelor judecătoreşti competente.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați la următoarele date de contact: Municipiul Ploiești, șoseaua Ploiești-Târgoviște, km 76, biroul 6, număr cadastral 106040, etaj 2, jud. Prahova, România, e-mail gdpr@frinks.ro, telefon 0720.727.864. FRINKS va răspunde solicitării dumneavoastră în termen de cel mult o lună de zile de la primirea solicitării, conform GDPR, perioadă care poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor aflate în curs de soluționare în cadrul FRINKS. FRINKS vă va transmite o informare în acest sens.